5 häufige Fehler, die Führungskräfte bei Personalgesprächen machen – und wie man sie vermeidet

Die Kunst, gute Mitarbeitergespräche zu führen

Personalgespräche sind ein zentraler Bestandteil der Führungsrolle. Sie bieten die Möglichkeit, Mitarbeitende zu unterstützen, ihnen Feedback zu geben und ihre Entwicklung voranzutreiben. Doch leider begehen viele Führungskräfte Fehler in diesen Gesprächen. Diese Fehler können sich negativ auf die Mitarbeitermotivation auswirken und auch die Leistung der Mitarbeitenden beeinträchtigen.

Personalgespräche sind wichtig, weil sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeitenden bleiben. Es ist für Abteilungsleitende,  Führungskräfte, Geschäftsführende oder andere Personen in leitender Funktion wichtig, eine gute Feedbackkultur zu pflegen. Das Personalgespräch ist eines dieser Mittel. Hier stellen Sie die Weichen für die kommenden Monate und Jahre.

• Wo wollen Sie mit dem Unternehmen bzw. der Abteilung hin? 
• Was wünschen Sie sich von Ihren Mitarbeitenden?
• Welche Wünsche haben Ihre Mitarbeitenden? 

Diese und weitere Punkte werden in diesen Gesprächen thematisiert. Deshalb ist es ein absolutes Muss, gute Mitarbeiter- bzw. Personalgespräche zu führen.

In diesem Blog-Artikel werde ich fünf häufige Fehler aufzeigen und wie Sie sie vermeiden können. Vielleicht sind Sie gerade in eine Führungsposition aufgestiegen, oder Sie sind bereits ein erfahrener Manager. Dieser Artikel wird Ihnen dabei helfen, Ihre Personalgespräche effektiver zu gestalten und dafür zu sorgen, dass sie positiver verlaufen.

Personalgespräche erfordern besondere Aufmerksamkeit. Es ist entscheidend, die richtigen Fragen zu stellen. Aktives Zuhören ist ebenso wichtig. Schaffen Sie eine vertrauensvolle Atmosphäre. Lassen Sie uns gemeinsam die Dos und Don’ts von Personalgesprächen entdecken und Ihre Fähigkeiten als Führungskraft stärken.

Kennen Sie die 5 häufigsten Fehler, die Führungskräfte bei Personalgesprächen machen? Lassen Sie uns diese gemeinsam anschauen – und wie man sie vermeidet!

Fehler #1: Unvorbereitet in das Personalgespräch gehen

Ein häufiger Fehler, den Führungskräfte bei Personalgesprächen machen, ist nicht ausreichend vorbereitet zu sein. Sie gehen oft unvorbereitet in das Gespräch. Sie haben keine klare Vorstellung davon, was sie erreichen möchten. Auch wissen sie nicht, welche Fragen sie stellen sollten. Die Folge: Das Gespräch verläuft unstrukturiert und wichtige Themen werden nicht angesprochen.

Personalgespräche sind wichtige Kommunikationsmomente, um Mitarbeiter zu motivieren, Feedback zu geben und Ziele zu vereinbaren. Eine unzureichende Vorbereitung führt dazu, dass wichtige Punkte vergessen werden oder dass das Gespräch nicht strukturiert verläuft.

Mein Tipp: Bereiten Sie sich vor, damit das Personalgespräch effektiv wird

Um dieses Problem zu vermeiden, ist es wichtig, sich vor dem Gespräch ausreichend Zeit für die Vorbereitung zu nehmen. Hier sind einige Tipps, wie Sie sich effektiv auf ein Personalgespräch vorbereiten:

Definieren Sie das Ziel des Gesprächs

Überlegen Sie sich im Vorhinein, welche Themen Sie ansprechen möchten und welche Ziele Sie für das Gespräch haben. Bereiten Sie gezielte Fragen vor, um auf bestimmte Punkte einzugehen. Sie zeigen dem Mitarbeiter, dass Sie sein Anliegen ernst nehmen, indem Sie sich gut vorbereiten. Sie signalisieren Interesse an seiner Weiterentwicklung. Es ermöglicht Ihnen, das Gespräch effektiver zu gestalten und konkrete Lösungen zu erarbeiten.

Überlegen Sie sich im Voraus, was Sie mit dem Gespräch erreichen möchten. Möchten Sie beispielsweise Feedback geben, Ziele setzen oder Probleme klären? Indem Sie das Ziel des Gesprächs klar definieren, fokussieren Sie sich darauf und steuern gezielt das Gespräch.

Sammeln Sie relevante Informationen

Informieren Sie sich vor dem Gespräch über die Leistung und das Verhalten des Mitarbeiters. Lesen Sie den letzten Leistungsbericht. Schauen Sie sich die Feedbacks an. So bekommen Sie einen Überblick über die Stärken und Schwächen des Mitarbeiters. Notieren Sie sich konkrete Beispiele, die Sie im Gespräch ansprechen möchten.

Planen Sie die Gesprächsstruktur

Überlegen Sie sich im Voraus, wie Sie das Gespräch strukturieren möchten. Welche Themen sollen angesprochen werden und in welcher Reihenfolge? Legen Sie fest, wie viel Zeit Sie für jedes Thema einplanen möchten. Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Punkte angesprochen werden.

Stellen Sie sich auf jeden Mitarbeiter individuell ein

Aus den Alltagserfahrungen und bisherigen Mitarbeitergesprächen können Sie sicherlich die Reaktionen Ihrer Mitarbeiter einschätzen. Dazu sollten Sie sich auch auf Unerwartetes einstellen. Bereiten Sie möglichst drei verschiedene Möglichkeiten vor, damit Sie besser vorbereitet sind und frei agieren können.

Fehler #2: Fehlende Kommunikation und klare Zielsetzungen

Die fehlende Kommunikation von klaren Zielsetzungen und Erwartungen erlebt man oft. Führungskräfte gehen davon aus, dass ihre Mitarbeiter automatisch wissen, was von ihnen erwartet wird. Doch das ist ein Trugschluss.

Mein Tipp: Kommunizieren Sie Erwartungen klar

Es ist wichtig, klare Erwartungen zu kommunizieren. Deshalb sollte Sie als Führungskraft die Ziele und Erwartungen genau definieren. Dies muss vor dem Gespräch geschehen.

• Welche Ergebnisse sollen erreicht werden? 
• Welche Leistungen werden erwartet? 
• Welche Verhaltensweisen sind wichtig? 

Es ist ratsam, diese Punkte vor dem Gespräch schriftlich festzuhalten. So können sie während des Gesprächs klar und deutlich kommuniziert werden.

Während des Personalgesprächs ist es dann wichtig, diese Ziele und Erwartungen offen anzusprechen. Dabei sollte die Führungskraft auf eine klare und präzise Kommunikation achten. 

Kommunizieren Sie klar und gestalten Sie einen Dialog

Vermeiden Sie vage Formulierungen wie: „Du solltest dich verbessern“ oder „Du solltest mehr Engagement zeigen“. Stattdessen sollten Sie konkrete Beispiele geben und die gewünschten Verhaltensweisen genau beschreiben. 

Zum Beispiel könnten Sie sagen: „Es wäre wünschenswert, wenn du in Zukunft pünktlicher zu den Meetings kommst“ oder „Ich erwarte, dass du deine Aufgaben bis zum vereinbarten Termin erledigst“.

Darüber hinaus ist es wichtig, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen und ihre eigene Sichtweise darzulegen. Nur so kann ein offener Dialog entstehen und Missverständnisse vermieden werden. Gleichzeitig sollten Sie als Führungskraft darauf achten, dass das Gespräch nicht ausufert und vom eigentlichen Thema abweicht.

Zusammenfassend ist klar: Klare Kommunikation ist entscheidend. Das Setzen von eindeutigen Zielen und Erwartungen ist ebenso essenziell. Beides bildet die Grundlage für erfolgreiche Personalgespräche. Nur so können Missverständnisse vermieden werden und die Mitarbeiter wissen genau, was von ihnen erwartet wird.

Fehler #3: Unzureichendes Zuhören und Verständnis

Ein weiterer häufiger Fehler von Führungskräften bei Personalgesprächen ist unzureichendes Zuhören. Sie verstehen oft die Anliegen der Mitarbeiter nicht genug. Aktives Zuhören ist ein entscheidender Bestandteil erfolgreicher Kommunikation und spielt eine wichtige Rolle in Personalgesprächen.

Denn oft dominieren Führungskräfte das Gespräch und geben den Mitarbeitenden nicht ausreichend Raum zur Selbstreflexion. Personalgespräche bieten die Möglichkeit, die Ziele, Bedürfnisse und Herausforderungen der Mitarbeitenden zu besprechen und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten.

Mein Tipp: Die Bedeutung von aktivem Zuhören

Dominieren Sie nicht das Gespräch. Hören Sie aktiv zu und stellen Sie offene Fragen. Dadurch geben Sie den Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Gedanken und Ideen einzubringen. Es ist wichtig, den Mitarbeitern zu signalisieren, dass ihre Meinung geschätzt wird. Sie sollen sich aktiv an der Gestaltung ihres Arbeitsumfelds beteiligen. Eine offene und dialogorientierte Kommunikation ist essenziell, um das Vertrauen der Mitarbeitenden gewinnen. So stärken Sie deren Motivation und tragen zu einer positiven und produktiven Arbeitsatmosphäre bei.

Aktives Zuhören bedeutet, dass die Führungskraft aktiv und nicht passiv zuhört. Sie konzentriert sich voll auf den Mitarbeiter und schenkt ihm ihre ungeteilte Aufmerksamkeit. Vermeiden Sie Ablenkungen, indem Sie weder Handy noch Laptop zu benutzen. Es ist wichtig, Blickkontakt zu halten. Zudem spielen nonverbale Signale eine Rolle, wie zum Beispiel Nicken. Auch das Spiegeln der Körperhaltung des Mitarbeiters ist ein Aspekt des aktiven Zuhörens.

Es ist wichtig, dem Mitarbeiter zu zeigen, dass seine Anliegen ernst genommen werden. Machen Sie deutlich, das Sie das Anliegen ernst nehmen. Wiederholen Sie das Gesagte, fassen Sie zusammen und stellen Sie Verständnisfragen.

So kommt es zu einer konstruktiven Lösung. Dies stärkt das Vertrauen und die Motivation des Mitarbeiters. Aktives Zuhören gibt dem Mitarbeiter das Gefühl, gehört und verstanden zu werden. Zudem ermöglicht es der Führungskraft, wichtige Informationen zu erhalten. Sie als Führungskraft können die Situation besser einschätzen.

Fehler #4: Mangelhaftes Feedback und fehlende konstruktive Kritik

In Personalgesprächen ist es entscheidend, Feedback und konstruktive Kritik auf eine effektive und professionelle Art und Weise zu geben. Doch leider machen viele Führungskräfte den Fehler, in diesem Bereich mangelhaft zu agieren.

Mein Tipp: Wie Sie effektiv Feedback geben und konstruktive Kritik üben

1. Ein häufiger Fehler ist es, Feedback oberflächlich oder gar nicht zu geben. Feedback ist ein wichtiges Instrument. Es dient dazu, Mitarbeitern Rückmeldung über ihre Leistung zu geben. Außerdem bietet es ihnen die Möglichkeit zur Weiterentwicklung. Führen Sie regelmäßig Feedbackgespräche und sprechen Sie sowohl positive als auch negative Aspekte an. Dabei ist es wichtig, konkret zu sein und Beispiele anzuführen, um das Feedback verständlich und nachvollziehbar zu machen.

2. Geben Sie Feedback nicht einseitig und nur von oben nach unten. Führungskräfte sollten offen für Feedback von ihren Mitarbeitenden sein. Dies fördert eine offene Kommunikationskultur und ermöglicht es, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Feedback zu geben und seien Sie bereit, dieses ernsthaft anzunehmen.

3. Es bringt nichts, Feedback und Kritik auf eine destruktive oder respektlose Art und Weise zu äußern. Kritik sollte immer konstruktiv sein und auf Verbesserung abzielen. Jeder, der andere anleitet, muss darauf achten, wie Kritik geäußert wird. Sie sollen deutlich und ohne komplizierte Worte sagen, was nicht gut ist. Und auch, wie es besser gemacht werden kann. Mit konstruktivem Feedback kann etwas verändert werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass mangelhaftes Feedback und konstruktive Kritik ein häufiger Fehler bei Personalgesprächen ist. Machen Sie sich bewusst, dass Feedback ein wichtiges Instrument zur Mitarbeiterentwicklung ist. Führen Sie daher regelmäßig Feedbackgespräche.

Fehler #5: Fehlendes Nacharbeiten des Gesprächs und Weiterentwicklung

Nach einem kritischen Personalgespräch ist es entscheidend, dass Führungskräfte die Zeit für eine Nachbesprechung und kontinuierliches Coaching einplanen. Oftmals wird dieser Schritt jedoch vernachlässigt oder nicht ausreichend beachtet. Das kann zu großen Problemen führen und den Erfolg des Personalgesprächs gefährden.

Mein Tipp: Warum eine Nachbesprechung und kontinuierliches Coaching wichtig ist

Eine Nachbesprechung bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Eindrücke und Gefühle nach dem Gespräch zu teilen. Es ist wichtig, dass sie sich gehört und verstanden fühlen. Führungskräfte sollten daher aktiv zuhören, Rückfragen stellen und eine offene Gesprächsatmosphäre schaffen. Durch diese Nachbesprechung können mögliche Missverständnisse oder Unklarheiten geklärt werden und es entsteht Raum für konstruktives Feedback.

Es ist wichtig, dass Führungskräfte ihre Mitarbeitenden unterstützen. Zum Beispiel, indem Sie nach dem Personalgespräch kontinuierlich zur Seite stehen und ihnen bei ihrer Weiterentwicklung helfen. Dazu gehört beispielsweise regelmäßiges Coaching, in dem gemeinsame Ziele definiert und Strategien erarbeitet werden. Durch eine kontinuierliche Begleitung können Hindernisse frühzeitig erkannt und Lösungen gefunden werden. Dies stärkt die Mitarbeiterbindung und fördert die persönliche und berufliche Entwicklung der Mitarbeiter.

Ein weiterer Vorteil einer Nachbetreuung und kontinuierlichen Weiterentwicklung ist, dass Führungskräfte dadurch den Erfolg des Personalgesprächs langfristig sichern können. Sie können ihren Mitarbeitern die nötige Unterstützung bieten. Dadurch stellen sie sicher, dass die besprochenen Ziele erreicht werden. Zudem werden durch diese Unterstützung die gewünschten Veränderungen tatsächlich umgesetzt. Das Ergebnis: Vertrauen der Mitarbeiter in ihre Führungskraft und die Effektivität des gesamten Teams wird gesteigert.

Dieter Schnaubelt – Ihr Coach für Führungskräfte in Unternehmen

Ein erfolgreicher Führungsstil basiert auf effektiver Kommunikation und angemessener Vorbereitung. Personalgespräche sind wichtige Momente, um Mitarbeiter zu motivieren, Feedback zu geben und Ziele zu vereinbaren. Doch allzu oft scheitern Führungskräfte an mangelnder Vorbereitung.

Als erfahrener Coach unterstütze ich Sie dabei, Ihre Personalgespräche optimal vorzubereiten. Gemeinsam analysieren wir Ihre Ziele und entwickeln eine strukturierte Vorgehensweise. Wir erarbeiten gezielte Fragen, um auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter einzugehen.

Durch eine umfassende Vorbereitung zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass sie Ihnen wichtig sind. Sie schaffen eine wertschätzende Atmosphäre und motivieren Ihre Mitarbeiter zu Höchstleistungen.

Investieren Sie in Ihre Führungskompetenzen und steigern Sie die Effektivität Ihrer Personalgespräche. Nehmen Sie Kontakt  auf und lassen Sie sich von einem erfahrenen Coach unterstützen. Gemeinsam erreichen wir Ihre Ziele.

Mein Fazit: Arbeiten Sie daran, gute Personalgespräche zu führen

Abschließend möchte ich nochmals betonen, dass Personalgespräche eine wichtige Rolle in der Führung von Mitarbeitern spielen. Indem Sie die häufigsten Fehler vermeiden, können Sie Ihr Team besser unterstützen und weiterentwickeln. Achten Sie auf klare Kommunikation. Lassen Sie Raum für Feedback. Stellen Sie sicher, dass die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter berücksichtigt werden. Beachten Sie auch deren Ziele.

Und schließlich vergessen Sie nicht, dass Fehler unvermeidbar sind. Es geht darum, aus ihnen zu lernen und sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Indem Sie Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse erweitern, tragen Sie dazu bei, eine positive und produktive Arbeitsumgebung für Ihr Team zu schaffen.

Wenn Sie noch mehr über das Thema erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen, sich mit einem erfahrenen Coach für Führungskräfte in Verbindung zu setzen. Ein professioneller Coach kann Ihnen dabei helfen, Ihre Fähigkeiten im Umgang mit Personalgesprächen zu verbessern und Ihre Führungsqualitäten weiterzuentwickeln.

Wir hoffen, dass Ihnen dieser Artikel geholfen hat, einige der häufigen Fehler zu erkennen, die Führungskräfte bei Personalgesprächen machen. Probieren Sie die Tipps direkt umzusetzen. Nutzen Sie diese Tipps, damit Ihre Gespräche besser laufen und Sie erreichen, was Sie wollen. Alle profitieren von einer positiven und konstruktiven Gesprächskultur: sowohl Sie als Führungskraft als auch Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Nehmen Sie die Initiative und investieren Sie in Ihre persönliche und berufliche Weiterentwicklung. Starten Sie noch heute damit, Ihre Personalgespräche auf das nächste Level zu bringen und eine positive Arbeitsumgebung für Ihr Team zu schaffen. Es ist nie zu spät, Ihr volles Führungspotenzial auszuschöpfen!

Investieren Sie in Ihre Führungskompetenz. 

Investieren Sie in sich selbst. 

Gute Führung beginnt mit einem guten Gespräch.

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